Fuhrparkplanung
Teil von Wartung Fahrzeugflotte: Intervalle, Kosten und Recht
Wartungsplan Fahrzeugflotte Checkliste für die Werkstattsteuerung
Wartungsplan Fahrzeugflotte: Checkliste für Fuhrparkmanager zu Terminüberwachung, Freigaben, Ersatzwagen und Dokumentation der Werkstatttermine.
Das Wichtigste auf einen Blick
Wartungsplan Fahrzeugflotte
- Herstellerservice, HU und SP je Fahrzeug bündeln
- Feste Zuständigkeiten für jeden Termin
- Erinnerungen 14 und 3 Tage vorher
- Ersatzwagen und Werkstattfenster vorab buchen
- Auftrag, Rechnung, Prüfbericht in Fahrzeugordner
Der Wartungsplan Fahrzeugflotte ist die Checkliste für die Werkstattsteuerung. Die folgenden Schritte laufen für jeden Werkstatttermin in dieser Reihenfolge ab.
Wartungsplan Fahrzeugflotte
- Zwölf Wochen vor der FälligkeitTermin anlegen. Der Fuhrparkmanager trägt Fälligkeit, geschätzte Standzeit und Werkstatt in den Kalender ein und reserviert das Werkstattfenster.
- Vierzehn und drei Tage vorherErinnerung und Rückfragen. Der Disponent informiert Fahrer und Standortleitung und klärt offene Punkte zur Freigabe.
- Fünf Arbeitstage vorherFreigabe erteilen. Der Fuhrparkmanager prüft Auftragsumfang und Kostenrahmen und gibt das Fahrzeug schriftlich frei. Beispielwerte für Grenzen: Bis 500 Euro entscheidet der Fuhrparkmanager allein, bis 2.000 Euro die Bereichsleitung, darüber die Geschäftsführung. Die eigene Werkstattrichtlinie legt die Beträge fest.
- Drei Tage vorherErsatzwagen buchen. Klasse, Übergabeort und Rückgabetermin stehen im Rahmenvertrag. Ein Übergabeprotokoll hält Kilometerstand und vorhandene Schäden fest.
- Am Tag der RückgabeAuftrag, Rechnung und Prüfbericht kontrollieren und im Fahrzeugordner ablegen. Abweichungen von der Freigabe werden notiert und mit der Werkstatt geklärt.
Stammdaten und Fristen als Grundlage
Der Plan beginnt mit den Stammdaten jedes Fahrzeugs: Kennzeichen, Fahrgestellnummer, Erstzulassung, Leasingbeginn, Kilometerstand und die Servicevorgaben des Herstellers. Diese Angaben pflegt eine benannte Person, in kleineren Flotten der Fuhrparkleiter, in größeren ein Disponent je Standort. Ohne diese Zuordnung bleiben Termine liegen, weil niemand zuständig ist.
Aus den Stammdaten entstehen drei Fristenarten: der Herstellerservice nach Serviceheft mit meist zwölf Monaten Laufzeit, die Hauptuntersuchung und die Sicherheitsprüfung bei Nutzfahrzeugen ab 3,5 Tonnen im Abstand von sechs Monaten.
Dazu kommen die wiederkehrenden Prüfungen nach den Vorgaben der Unfallversicherungsträger. Die Präventionsinformationen der DGUV zu Fahrzeugen nennen Prüfpflichten und Unterweisungen, an denen sich der Prüfrhythmus ausrichten lässt.
Im gewerblichen Güterkraftverkehr kommt ein zweiter Takt hinzu. Werkstattfahrten und Standzeiten müssen mit Lenk- und Ruhezeiten vereinbar bleiben. Das Bundesamt für Logistik und Mobilität bündelt die Regelungen zum gewerblichen Verkehr, sodass Disponenten längere Werkstattaufenthalte früh genug einplanen.
Fristen und Zuständigkeiten in der Übersicht
Fristen und Zuständigkeiten
| Frist | Intervall | Zuständig |
|---|---|---|
| Herstellerservice | nach Serviceheft, meist 12 Monate | Fuhrparkmanager |
| Hauptuntersuchung Pkw | 36, dann 24, danach 12 Monate | Fuhrparkmanager |
| Sicherheitsprüfung ab 3,5 t | alle 6 Monate | Disponent je Standort |
| Prüfung nach DGUV-Vorgaben | mindestens jährlich | Unternehmer, delegiert an die Fuhrparkleitung |
| Reifen, Bremsen, Beleuchtung | monatlich bei Vielfahrern | Fahrer, Meldung an den Disponenten |
Dokumentation, Freigaben und Ersatzwagen
Die Dokumentation beantwortet später zwei Fragen: Wer hat wann was freigegeben und welche Arbeiten wurden ausgeführt. Dazu gehören Auftragsblatt, Werkstattrechnung, Prüfbericht und Reifenprotokoll.
Freigaben richten sich nach der eigenen Werkstattrichtlinie. Die Beträge werden jährlich überprüft.
Ersatzwagen regelt ein Rahmenvertrag mit einer Mietwagenstation oder mit dem Werkstattpartner. Wichtig sind feste Fahrzeugklassen, transparente Tagessätze und eine Rückgabefrist von 24 Stunden nach der Fertigmeldung.
Rechenbeispiel: Steht ein Transporter vier Arbeitstage in der Werkstatt, kostet ein Ersatzfahrzeug zu 65 Euro netto pro Tag 260 Euro netto. Diese 260 Euro sind nur die Mietkosten. Der Ausfall des eigenen Fahrzeugs ist separat zu bewerten.
Ein Beispiel für Software ist Vimcar Fuhrparkmanagement. Sie führt Fristen, Fahrtenbücher und Werkstatttermine in einer Oberfläche zusammen und erinnert automatisch an anstehende Arbeiten.
Häufige Fragen
Wie oft muss der Wartungsplan Fahrzeugflotte geprüft werden?
Einmal im Monat gleicht der Fuhrparkmanager den Kalender mit den aktuellen Kilometerständen ab. Nach jedem Werkstattbesuch werden die neuen Fälligkeiten eingetragen.
Wer erteilt die Freigabe für einen Werkstattauftrag?
Die Freigabe richtet sich nach der Werkstattrichtlinie. Sie erfolgt schriftlich mit Auftragsnummer und Datum.
Welche Unterlagen gehören in die Werkstattdokumentation?
Auftragsblatt, Rechnung, Prüfbericht und Übergabeprotokoll des Ersatzwagens.
Wie sichere ich Ersatzwagen für längere Standzeiten ab?
Über einen Rahmenvertrag mit festen Klassen und Tagessätzen. Der Bedarf wird drei Tage vor dem Termin verbindlich angemeldet.
Was passiert, wenn ein Termin versäumt wird?
Das Fahrzeug wird gesperrt und der Termin innerhalb von fünf Arbeitstagen nachgeholt. Die Ursache wird im Plan vermerkt.
