Welche Anbieter unterstützen die Fuhrparkplanung mit Beratung und Software?

Das Wichtigste auf einen Blick

• Der Markt teilt sich in Leasinggesellschaften mit Beratung, etwa Alphabet und Ayvens mit LeasePlan, sowie in Softwareanbieter wie Vimcar, Webfleet und Fleetboard.
• Aufnahmekriterien für diese Liste sind eigene Beratungsleistung, Software für Fahrtenbuch und Fahrtenverwaltung, deutschsprachiger Support und Datenhaltung in der EU.
• Software wird je Fahrzeug und Monat abgerechnet, die Beratung ist häufig Teil des Leasing- oder Servicevertrags.
• Ohne Schnittstellen zu Lohnbuchhaltung und ERP bleibt die Fahrtenverwaltung eine Insellösung.
• Datenschutz nach DSGVO und Unfallverhütung nach DGUV gehören zur Einführung dazu.

Leasinggesellschaften mit Beratung

Alphabet ist die Fuhrparkmarke der BMW Group. Das Unternehmen berät zu Flottenstruktur, Car Policy und Restwerten und übernimmt Beschaffung, Schadensteuerung und Reporting aus einer Hand. Zum Beratungsangebot gehört auch die Begleitung beim Umstieg auf Elektrofahrzeuge.

LeasePlan Deutschland gehört seit der Fusion mit ALD Automotive zum Anbieter Ayvens. Die Leistungen von LeasePlan für das Fuhrparkmanagement verbinden Beratung, Leasing und digitale Verwaltung in einem Vertrag.

Arval, Teil der BNP-Paribas-Gruppe, berät mittelständische und große Flotten zu Kostenstellen, CO2-Zielen und Fahrerbetreuung. Wer Leistungen vergleicht, fragt nach Restwertgarantien, Vertragslaufzeiten und dem Umfang der Schadenbearbeitung.

Diese Anbieter liefern Planungsdaten und übernehmen die Abwicklung. Der Einkauf bekommt damit einen Vertragspartner für Finanzierung, Service und Berichtswesen.

Software- und Telematikanbieter

Vimcar aus Berlin kombiniert ein elektronisches Fahrtenbuch mit Fuhrparkmanagement. Die Funktionen der Vimcar-Software für Fuhrparkmanagement ordnen Fahrten Fahrern und Kostenstellen zu und erzeugen die Auswertungen für das Finanzamt.

Webfleet gehört zur Bridgestone-Gruppe und kommt aus der Fahrzeugortung. Die Plattform Webfleet Fuhrparkmanagement und Fahrzeugortung umfasst Tourenplanung, Fahrer-App, Auswertung des Fahrerverhaltens und Wartungsplanung.

Fleetboard ist die Telematikmarke aus dem Umfeld von Mercedes-Benz und auf Transporter und Lkw ausgerichtet. Im Mittelpunkt stehen Fahreranalyse, Auftragsabwicklung und die Planung von Werkstattaufenthalten.

Weitere Anbieter wie Geotab oder die Fuhrparkportale der Hersteller ergänzen den Markt um Telematik, Tankkarten und Werkstattsteuerung.

Anbieterübersicht

Anbieter	Typ	Schwerpunkt	Typische Flotte
Alphabet	Leasing und Beratung	Car Policy, Restwerte, Elektrifizierung	gemischte Pkw-Flotten
Ayvens mit LeasePlan	Leasing und Beratung	Fuhrparkmanagement, Reporting	Flotten mit Auswertungsbedarf
Arval	Leasing und Beratung	Kostenstellen, CO2-Ziele	Dienstwagenflotten
Vimcar	Software	Fahrtenbuch, Fahrtenverwaltung	Service- und Handwerksflotten
Webfleet	Software und Telematik	Ortung, Tourenplanung, Fahrer-App	Verteilerverkehre
Fleetboard	Telematik	Lkw, Fahreranalyse, Wartung	Lkw- und Transporterflotten

Aufnahmekriterien für diese Liste

In die Übersicht kommen Anbieter, die mindestens vier der folgenden fünf Bedingungen erfüllen:

1. Eigene Beratungsleistung mit benannten Ansprechpartnern in Deutschland.
2. Software für Fahrtenbuch, Fahrtenverwaltung oder Telematik im eigenen Portfolio.
3. Offene Schnittstellen zu ERP, Lohnbuchhaltung und Tankkartenabrechnung.
4. Serverstandort und Datenverarbeitung innerhalb der EU.
5. Unterstützung bei Wartungsplanung und Prüffristen nach den Vorgaben der gesetzlichen Unfallversicherung, die die DGUV: Fahrzeuge und Prüffristen veröffentlicht.

Nicht aufgenommen sind reine Vermittler ohne eigene Software und Anbieter, die keine Referenzen aus dem deutschen Markt nennen. Prüfen Sie im Gespräch, ob Fahrer- und Fahrzeugdaten getrennt ausgewertet werden können.

Vorgehen in fünf Schritten bei der Anbieterauswahl

1. Flotten- und Kostendaten der letzten zwölf Monate zusammenstellen.
2. Ziele festlegen: Kosten senken, CO2-Werte verbessern, Fahrerbetreuung regeln.
3. Drei Anbieter anfragen, darunter mindestens einen Softwareanbieter ohne Leasing.
4. Angebote auf gleiche Laufzeit und gleiche Fahrzeugzahl umrechnen.
5. Datenschutzkonzept und Betriebsvereinbarung vor Vertragsstart klären.

Beispielrechnung für 40 Fahrzeuge

Die Software wird pro Fahrzeug und Monat abgerechnet. Diese Beispielrechnung zeigt die Größenordnung:

• 40 Fahrzeuge × 12 Euro netto pro Monat = 480 Euro im Monat
• 480 Euro × 12 Monate = 5.760 Euro netto im Jahr
• Bei 20 Euro pro Fahrzeug und Monat steigt der Betrag auf 9.600 Euro netto im Jahr

Beratung für Car Policy, Restwerte oder Ladeinfrastruktur wird getrennt angeboten und meist als Pauschale abgerechnet. Rechnen Sie beide Posten getrennt, damit der Vergleich zwischen Anbietern aussagekräftig bleibt.

Häufige Fragen

Reicht ein elektronisches Fahrtenbuch für die Fuhrparkplanung?

Nein. Ein Fahrtenbuch belegt einzelne Fahrten. Für die Planung brauchen Sie zusätzlich Kosten pro Fahrzeug, Restwerte, Auslastung und eine Entscheidung zur Antriebsart.

Was kostet Fuhrparkmanagement-Software pro Fahrzeug?

Der Preis hängt von Funktionsumfang, Fahrzeugzahl und Laufzeit ab. Anbieter nennen ihn meist nur auf Anfrage. Kalkulieren Sie einen Betrag je Fahrzeug und Monat plus Einrichtung.

Welche Anbieter beraten zur Ladeinfrastruktur?

Die großen Leasinggesellschaften begleiten den Umstieg auf Elektrofahrzeuge und bewerten Ladebedarf und Standorte. Softwareanbieter liefern die Ladedaten aus dem Fahrzeug dazu.

Worauf ist beim Datenschutz zu achten?

Fahrerbezogene Daten brauchen eine Rechtsgrundlage, eine Zweckbindung und klare Löschfristen. Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit veröffentlicht dazu Hinweise für Beschäftigte und Dienstfahrzeuge.

Wie lange dauert die Einführung?

Planen Sie mehrere Wochen für Datenimport, Schnittstellen und Schulung. Bei Flotten mit mehreren Standorten und Lohnschnittstellen dauert es länger.