Fahrzeugkosten
Teil von Fahrzeugkosten berechnen: Vollkosten pro Kilometer und Jahr
5 Schritte zur Fahrzeugkostenberechnung im Fuhrpark
Fahrzeugkostenberechnung im Fuhrpark in fünf Schritten: Datenquellen wie Tankbelege und Werkstattrechnungen, Fixkosten, Kilometerkosten und Auswertung.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Fünf Schritte führen von der Datensammlung über Fixkosten und variable Kosten bis zur Auswertung und zum Budgetabgleich.
- Datenquellen sind Leasingvertrag, Versicherungspolice, Tank- und Ladebelege, Werkstattrechnungen, Reifenrechnungen und Telematikdaten.
- Aussagekräftig ist nur der Bezug auf das einzelne Fahrzeug und auf den gefahrenen Kilometer.
- Wer Belege nur sammelbuchhalterisch verbucht, verliert die Zuordnung zum Fahrzeug und damit die Auswertbarkeit.
Schritt 1: Datenquellen festlegen und Kostenarten trennen
Trennen Sie zuerst fixe und variable Kosten. Fix sind Leasingrate, Versicherung, Kfz-Steuer, Hauptuntersuchung und Standkosten. Variabel sind Kraftstoff oder Strom, Wartung, Reparatur, Reifen, Maut und Reinigung. Diese Trennung bestimmt, welche Belege Sie künftig je Fahrzeug sammeln.
Legen Sie für jedes Fahrzeug eine Kostenkarte an. Sie enthält Kennzeichen, Antriebsart, Leasingbeginn, Vertragslaufzeit und Kilometerstand. Zu jedem Beleg notieren Sie Datum, Betrag und Kilometerstand. Fuhrparkmanagement-Software wie die von Vimcar: Fahrtenbuch, Belegimport und Kostenauswertung übernimmt diese Erfassung und erspart die doppelte Pflege von Tabellen.
Schritt 2: Fixkosten pro Fahrzeug und Jahr berechnen
Rechnen Sie jede Fixposition auf ein Jahr hoch. Bei Leasingfahrzeugen zählt die Monatsrate mal zwölf, nicht der Listenpreis. Versicherungsbeitrag und Kfz-Steuer stehen in der Police und im Steuerbescheid. Für Hauptuntersuchung, Standkosten und Verwaltung setzen Sie den letzten Rechnungsbetrag an.
Teilen Sie die Jahressumme durch zwölf, um Monatswerte zu erhalten. So vergleichen Sie Fahrzeuge mit unterschiedlichen Vertragslaufzeiten auf einer einheitlichen Basis. Bei selbst gekauften Fahrzeugen tritt an die Stelle der Leasingrate die kalkulatorische Abschreibung über die geplante Haltedauer. Den Restwert schätzen Sie dabei konservativ.
Schritt 3: Variable Kosten aus Belegen sammeln
Kraftstoff liefern Tankbelege oder die Tankkartenabrechnung. Strom kommt aus Ladebelegen oder einem Zwischenzähler an der Wallbox. Werkstattrechnungen trennen Arbeitszeit und Teile. Reifenrechnungen, Mautrechnungen und Reinigungsbelege kommen in dieselbe Kostenkarte.
Ordnen Sie jeden Beleg dem richtigen Fahrzeug zu. Für Maut und gewerblichen Verkehr gelten die Regelungen des Bundesamts für Logistik und Mobilität. Ohne Kilometerstand zur Tankung lässt sich kein Verbrauchswert bilden, deshalb gehört diese Angabe auf jeden Beleg.
Schritt 4: Kosten je Kilometer und je Fahrzeug auswerten
Bilden Sie die Summe aus fixen und variablen Kosten je Fahrzeug. Teilen Sie diese Summe durch die im gleichen Zeitraum gefahrenen Kilometer. Das Ergebnis ist der Kostenwert je Kilometer, die zentrale Kennzahl für jeden Vergleich.
Die Kilometerstände stammen aus dem Fahrtenbuch oder automatisch aus Telematiksystemen wie Webfleet: Fahrtenverwaltung und Fahrzeugortung. Beispielrechnung: Ein Transporter fährt 30.000 Kilometer im Jahr. Fixkosten 6.000 Euro, variable Kosten 4.500 Euro, Gesamtkosten also 10.500 Euro. Das ergibt 0,35 Euro je Kilometer. Ein Zweitfahrzeug mit 12.000 Kilometern und 7.200 Euro Gesamtkosten liegt bei 0,60 Euro je Kilometer.
Schritt 5: Ergebnisse in die Budgetplanung übernehmen
Vergleichen Sie die Werte je Fahrzeug, je Fahrzeugklasse und je 100 Kilometer. Weicht ein Fahrzeug um mehr als 20 Prozent vom Klassendurchschnitt ab, prüfen Sie Verbrauch, Werkstattkosten und Einsatzprofil. Oft erklärt ein hoher Kurzstreckenanteil die Differenz.
Leiten Sie Maßnahmen ab: Fahrzeugtausch, Fahrerschulung, Reifenstrategie oder verlegte Ladezeiten. Aktualisieren Sie die Kostenkarte monatlich und die Prognose quartalsweise. So entsteht aus einzelnen Belegen eine belastbare Grundlage für die nächste Ausschreibung.
Datenquellen für die Fahrzeugkostenberechnung
| Kostenart | Datenquelle | Turnus |
|---|---|---|
| Leasing, Abschreibung | Leasingvertrag, Buchhaltung | monatlich |
| Versicherung, Kfz-Steuer | Police, Steuerbescheid | jährlich |
| Kraftstoff, Strom | Tank- und Ladebelege, Tankkartenabrechnung | monatlich |
| Wartung, Reparatur | Werkstattrechnungen | je Vorgang |
| Reifen | Reifenrechnungen, Lagerkartei | halbjährlich |
| Kilometerstand | Telematik, Fahrtenbuch | monatlich |
Häufige Fragen
Welche Kosten gehören zu den Fixkosten?
Leasingrate oder Abschreibung, Versicherung, Kfz-Steuer, Hauptuntersuchung und Standkosten. Sie fallen unabhängig von der Fahrleistung an.
Wie oft sollte ich die Fahrzeugkosten berechnen?
Belege monatlich, den Vollkostenvergleich jährlich. Ein Verbrauchsanstieg fällt sonst erst nach vielen Monaten auf.
Reicht die Tankkartenabrechnung als Datenquelle?
Nein. Sie zeigt nur Kraftstoff. Werkstatt-, Reifen- und Mautrechnungen fehlen und verfälschen das Ergebnis.
Wie behandle ich Elektrofahrzeuge bei den Energiekosten?
Ladebelege oder ein Wallbox-Zähler liefern die Stromkosten je Fahrzeug. Öffentliches Laden mit wechselnden Preisen erfassen Sie über die Ladekartenabrechnung.