Fahrzeugkosten
Teil von Fahrzeugkosten berechnen: Vollkosten pro Kilometer und Jahr
5 Tools zur Berechnung der Fahrzeugkosten im Fuhrpark
Fünf Tools zur Berechnung der Fahrzeugkosten im Fuhrpark im Vergleich, mit Beispielrechnung: 736,50 Euro je Monat und 0,44 Euro je Kilometer netto.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Fünf Werkzeuge decken Telematik, Fahrtenbuch, Leasingberatung und Tabellenkalkulation ab.
- Geprüft werden Kostenzuordnung je Fahrzeug, Schnittstellen, Auswertungstiefe und Preis je Fahrzeug und Monat.
- Vimcar und Webfleet liefern Kostendaten direkt aus dem Fahrzeug, Ayvens und Fleetster ergänzen Beratung und Buchungslogik.
- Eine Beispielrechnung für einen Kompaktwagen ergibt 736,50 Euro je Monat und 0,44 Euro je Kilometer, alle Beträge netto.
- Kein Anbieter nennt seinen Preis ohne Angebot, deshalb entscheidet ein einheitliches Abfrageraster über die Vergleichbarkeit.
Welche Kriterien ein Tool erfüllen muss
Vier Kriterien entscheiden, ob ein Werkzeug im Alltag trägt. Zuerst die Kostenzuordnung: Jede Ausgabe muss sich einem Kennzeichen oder einem Fahrer zuordnen lassen. Dann die Schnittstellen zu Lohnbuchhaltung, Leasing und Tankkarten, damit Daten nicht doppelt erfasst werden. Danach die Auswertung je Fahrzeug, Kostenstelle und Monat.
Der Preis steht am Ende der Prüfung, nicht am Anfang. Gerechnet wird pro Fahrzeug und Monat über die geplante Haltedauer, einschließlich Einrichtung und Hardware. Politische Vorgaben für gewerbliche Flotten bündelt die Themenseite nachhaltige Mobilität des Bundesumweltministeriums.
Die fünf Tools im Überblick
Vimcar. Elektronisches Fahrtenbuch und Fuhrparkauswertung in einer Anwendung. Fahrten werden Fahrern und Kostenstellen zugeordnet, die Auswertung ist auf die Anerkennung durch das Finanzamt ausgelegt. Den Preis je Fahrzeug und Monat staffelt der Anbieter nach gebuchten Modulen, beschrieben in der Fuhrparkmanagement-Software von Vimcar.
Webfleet. Flottensoftware für Ortung, Fahrtenverwaltung und Tourenplanung. Strecken, Standzeiten und Verbrauch fließen als Kostendaten in die Auswertung. Abgerechnet wird als Lizenz je Fahrzeug über die Laufzeit, erläutert in der Funktionsübersicht von Webfleet.
Ayvens, früher LeasePlan. Leasing mit Fuhrparkberatung und Software. Betrachtet werden die Gesamtkosten über die Haltedauer, also Rate, Wartung, Reifen und Restwert. Der Preis für das Dienstleistungspaket steht nur im Angebot.
Fleetster. Cloudplattform für Buchungen, Fahrer und Kosten je Fahrzeug, auch für Poolfahrzeuge. Abgerechnet wird monatlich je Nutzer und Fahrzeug, die Höhe nennt der Anbieter auf Anfrage.
Excel-Vorlagen der IHK. Kostenvergleichsrechnung, Betriebskostenauswertung und Fahrtenbuch liegen als Tabellen in den Downloadbereichen der Industrie- und Handelskammern. Lizenzkosten fallen nicht an, dafür Arbeitszeit für Pflege und Formeln.
Beispielrechnung: Kompaktwagen über 36 Monate
Angesetzt sind 36 Monate Haltedauer, 20.000 Kilometer im Jahr und ein Kraftstoffpreis von 1,75 Euro je Liter. Die Rechnung ist ein Rechenbeispiel, keine Preisliste; Leasingrate und Verbrauch sind Annahmen.
| Position | Rechnung | Betrag je Monat |
|---|---|---|
| Leasingrate | Annahme | 320,00 Euro |
| Kraftstoff | 7,0 Liter je 100 km bei 1,75 Euro je Liter | 204,00 Euro |
| Versicherung und Kfz-Steuer | 900 und 150 Euro im Jahr | 87,50 Euro |
| Wartung, Reifen, Reparatur | 1.200 Euro im Jahr | 100,00 Euro |
| Ausfallzeit, Ersatzfahrzeug | 300 Euro im Jahr | 25,00 Euro |
| Summe | 736,50 Euro |
Bei 1.667 Kilometern im Monat sind das 0,44 Euro je Kilometer. Ohne Leasingrate bleiben 416,50 Euro Betriebskosten je Monat, also 0,25 Euro je Kilometer. Die Lizenzkosten des Tools kommen hinzu und verschieben den Wert um wenige Cent.
Was im Angebotsvergleich stehen muss
Nur ein schriftliches Angebot macht Preise vergleichbar. Für jedes der fünf Werkzeuge gehören dieselben Angaben in die Anfrage:
- Preis je Fahrzeug und Monat, netto, bei 36 Monaten Laufzeit
- Mindestabnahme und Staffelpreise, getrennt für 10, 50 und 100 Fahrzeuge
- Einmalkosten für Hardware, Einbau und Einrichtung
- Schnittstellen zu Leasing, Tankkarte und Lohnbuchhaltung, mit Angabe, ob sie Aufpreis kosten
- Kündigungsfrist und Preis nach Ablauf der Mindestlaufzeit
Häufige Fragen
Was kostet Software zur Berechnung der Fahrzeugkosten?
Vimcar und Webfleet rechnen je Fahrzeug und Monat ab und staffeln nach Modulen und Laufzeit. Ayvens und Fleetster nennen auf ihren Seiten keinen Preis, sondern verweisen auf ein Angebot. Vergleichbar sind deshalb nur Angebote mit gleicher Laufzeit, gleicher Fahrzeugzahl und gleichem Modulumfang.
Welches Tool passt zu einer kleinen Flotte?
Bei wenigen Fahrzeugen reichen die Excel-Vorlagen der IHK. Sobald mehrere Fahrer dieselben Fahrzeuge nutzen, arbeiten Vimcar oder Fleetster schneller, weil Fahrten automatisch erfasst werden.
Ersetzt das Tool die Buchhaltung?
Nein. Es liefert Kostenzuordnung und Auswertung. Die Buchhaltung prüft Belege, Umsatzsteuer und die Abgrenzung zum Privatanteil.
Welche Daten muss das Tool aus dem Fahrzeug bekommen?
Kilometerstand, Verbrauch, Fahrer und Fahrzweck. Ohne diese vier Angaben bleibt die Auswertung unvollständig.
