Fuhrparkplanung
Teil von Wie verwalte ich Fahrten, Fahrer und Nachweise im gewerblichen Fuhrpark?
Fahrtenverwaltung: Software auswählen nach Funktion, Beleg und laufender Rate
Fahrtenverwaltung Software auswählen: Pflichtfunktionen, Belegzuordnung und Raten je Fahrzeug und Monat, Vergleich von Vimcar, Webfleet und Fleetster.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Leiten Sie die Pflichtfunktionen aus den Nachweisen ab, die Ihr Betrieb führen muss, nicht aus der Funktionsliste des Anbieters.
- Vimcar nennt für das elektronische Fahrtenbuch einen Einstiegspreis ab 8,90 Euro netto je Fahrzeug und Monat bei jährlicher Zahlung.
- Für Webfleet und Fleetster ist öffentlich keine Rate je Fahrzeug und Monat ausgewiesen, dort gilt das Angebot.
- Die Belegzuordnung entscheidet über den Abrechnungsaufwand, weil Reisenebenkosten ohne Beleg nicht erfassbar sind.
- Jede Rate gehört mit Abrechnungszeitraum, Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist und Angabe netto oder brutto ins Raster.
Funktionen am eigenen Nachweisbedarf messen
Eine Fahrtenverwaltung bündelt Fahrten, Fahrer, Fahrzeuge und Nachweise. Der Funktionsumfang allein sagt nichts über den Nutzen in einem konkreten Betrieb aus. Entscheidend ist, welche Nachweise anfallen und welche Angaben sie enthalten müssen.
Vimcar bündelt Fahrtenbuch, Fahrzeugortung und Fuhrparkverwaltung in einer Anwendung. Diese Zusammenstellung zeigt, was ein Anbieter als Standard versteht. Sie zeigt nicht, ob der Standard für Ihre Nachweispflichten reicht.
Arbeitsmittel ist ein Raster mit den Spalten Kriterium, Mindestanforderung, Wunsch, Ausschlusskriterium und Anbieternachweis. Mindestanforderung ist die Erfassung von Datum, Start und Ziel jeder Fahrt. Wunsch ist der automatische Import der Fahrtdaten. Ausschlusskriterium kann eine fehlende Exportfunktion sein.
Belegverarbeitung und Prüffristen
Für die Fahrtenbuchführung sind Datum, Kilometerstand vor und nach der Fahrt, Reiseziel, Route und Grund der Fahrt zu erfassen, dazu besuchte Kunden oder Geschäftspartner. Prüfen Sie, ob die Software diese Felder abbildet und ob Belege direkt an eine Fahrt gehängt werden können.
Reisekosten gliedern sich in Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten. Reisenebenkosten sind nur mit Beleg erfassbar. Bindet die Software Belege nicht an die Fahrt, entsteht bei jeder Abrechnung Handarbeit.
Wartungs- und Prüftermine gehören in dieselbe Prüfliste. Die DGUV bündelt auf ihrer Themenseite Unfallverhütungsvorschriften und Wartungsanforderungen der DGUV die Vorgaben für Fahrzeuge. Ob Sie Fristen in der Software oder extern verwalten, ist eine Auswahlentscheidung.
Raten je Fahrzeug und Monat vergleichen
| Anbieter | Öffentliche Rate | Abrechnung | Belegzuordnung |
|---|---|---|---|
| Vimcar Fahrtenbuch | ab 8,90 Euro netto je Fahrzeug und Monat, zuzüglich Umsatzsteuer | jährliche Zahlung, monatliche Zahlung teurer | Beleg an der Fahrt |
| Webfleet | keine Rate veröffentlicht | Angebot über Vertriebspartner | Telematik- und Auftragsdaten |
| Fleetster | keine Rate veröffentlicht | projektbezogenes Angebot | Fuhrpark- und Buchungsdaten |
Die Produktseite Elektronisches Fahrtenbuch von Vimcar weist den Einstiegspreis je Fahrzeug und Monat aus und bindet ihn an die jährliche Zahlung. Ein zweites Modul, etwa Fuhrparkverwaltung oder Fahrzeugortung, kommt als eigener Posten hinzu. Rechnen Sie deshalb nicht mit dem Einstiegspreis für den gesamten Fuhrpark.
Webfleet beschreibt auf der Produktseite Fahrtenverwaltung, Fahrzeugortung und Tourenplanung Funktionen für Auftrags- und Fahrerdaten. Eine Rate je Fahrzeug ist dort nicht beziffert. Angebote entstehen im Vertriebsgespräch und hängen von Fahrzeugzahl, Laufzeit und Hardware ab.
Beispielrechnung mit der ausgewiesenen Rate: 25 Fahrzeuge zu 8,90 Euro netto je Monat ergeben 222,50 Euro netto im Monat und 2.670 Euro netto im Jahr. Bei 60 Fahrzeugen sind es 534 Euro netto im Monat. Die Rechnung bildet nur das Fahrtenbuchmodul ab.
Für gewerblichen Verkehr kommt ein zweiter Nachweisbedarf hinzu. Das Bundesamt für Logistik und Mobilität informiert über Regelungen und Informationen zum gewerblichen Verkehr. Halten Sie schriftlich fest, ob die Software Auslastung und Touren nachvollziehbar dokumentiert.
In vier Schritten zur Entscheidung
- Nachweisbedarf auflisten: Fahrtenbuchfelder, Reisekostenarten, Prüffristen.
- Raster mit Mindestanforderung, Wunsch und Ausschlusskriterium füllen.
- Rate je Fahrzeug und Monat in Textform anfordern, mit Laufzeit und Kündigungsfrist.
- Belegprobe mit echten Fahrt- und Belegdaten fahren, bevor Sie unterschreiben.
Häufige Fragen
Welche Funktionen muss eine Fahrtenverwaltung mindestens bieten?
Datum, Kilometerstand, Reiseziel und Route je Fahrt sowie eine Belegzuordnung für Reisenebenkosten. Fehlt eines dieser Felder, ist der Nachweis unvollständig.
Welche Rate je Fahrzeug und Monat ist marktüblich?
Für das elektronische Fahrtenbuch liegt der öffentlich genannte Einstieg bei 8,90 Euro netto je Fahrzeug und Monat bei jährlicher Zahlung. Telematik- und Fuhrparkplattformen arbeiten meist mit Angeboten.
Sind Raten verschiedener Anbieter direkt vergleichbar?
Nur bei gleichem Funktionsumfang, gleicher Laufzeit und gleicher Angabe zu netto oder brutto. Sonst vergleichen Sie Pakete statt Preise.
Ersetzt ein Testzugang die Belegprüfung?
Nein. Ein Testzugang zeigt Bedienung und Felder. Ob Belegzuordnung, Export und Fristen im Alltag tragen, zeigt erst ein Probelauf mit echten Daten.
Worauf ist bei gewerblicher Tourenplanung zu achten?
Auf nachvollziehbare Dokumentation von Auslastung und Touren, weil gewerbliche Verkehre zusätzlich kontrolliert werden.