Fuhrparkplanung
Teil von Wie verwalte ich Fahrten, Fahrer und Nachweise im gewerblichen Fuhrpark?
Fahrtenverwaltung Software auswählen: Funktionen, Belege und Rate anfragen
Fahrtenverwaltung auswählen: Pflichtfunktionen, Belegzuordnung und Exportformate prüfen, Rate je Fahrzeug und Monat anfordern. Anbieter: Vimcar, Webfleet, Fleetster.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Pflichtfunktionen ergeben sich aus den Nachweisen Ihres Betriebs, nicht aus der Funktionsliste des Anbieters.
- Vimcar nennt für das elektronische Fahrtenbuch ab 8,90 Euro netto je Fahrzeug und Monat bei jährlicher Zahlung, zuzüglich Umsatzsteuer.
- Webfleet und Fleetster veröffentlichen keine Rate je Fahrzeug und Monat; dort gilt ein Angebot nach Fahrzeugzahl, Laufzeit und Hardware.
- Belegzuordnung, Exportformate, Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist gehören in die schriftliche Angebotsanfrage.
Pflichtfunktionen aus dem Nachweisbedarf ableiten
Eine Fahrtenverwaltung bündelt Fahrten, Fahrer, Fahrzeuge und Nachweise. Der Funktionsumfang allein sagt nichts über den Nutzen im konkreten Betrieb aus. Entscheidend ist, welche Angaben jede Fahrt enthalten muss.
Für das Fahrtenbuch sind Datum, Kilometerstand vor und nach der Fahrt, Reiseziel, Route und Grund der Fahrt zu erfassen, dazu besuchte Kunden oder Geschäftspartner. Prüfen Sie, ob die Software diese Felder abbildet und ob sie je Fahrt einen Beleg aufnehmen kann.
Legen Sie ein Raster mit den Spalten Kriterium, Mindestanforderung, Wunsch, Ausschlusskriterium und Anbieternachweis an. Mindestanforderung ist die Erfassung der Pflichtfelder. Wunsch ist der automatische Import der Fahrtdaten. Ausschlusskriterium kann eine fehlende Exportfunktion sein.
Belegzuordnung, Export und Prüffristen
Reisekosten gliedern sich in Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten. Reisenebenkosten sind nur mit Beleg erfassbar. Hängt die Software Belege nicht an die Fahrt, entsteht bei jeder Abrechnung Handarbeit.
Fragen Sie konkret nach Exportformaten wie CSV, Excel und DATEV sowie nach Schnittstellen zur Buchhaltung. Nur wenn der Export zum Format Ihrer Finanzbuchhaltung passt, spart die Belegzuordnung Zeit.
Wartungs- und Prüftermine gehören in dieselbe Prüfliste. Die DGUV bündelt auf ihrer Themenseite Unfallverhütungsvorschriften und Wartungsanforderungen für Fahrzeuge die Vorgaben. Ob Sie Fristen in der Software oder extern verwalten, ist eine Auswahlentscheidung.
Anbietervergleich: Vimcar, Webfleet, Fleetster
Öffentliche Rate
- Vimcar Fahrtenbuch
- ab 8,90 Euro netto je Fahrzeug und Monat, zuzüglich Umsatzsteuer
- Webfleet
- keine Rate veröffentlicht
- Fleetster
- keine Rate veröffentlicht
Abrechnung
- Vimcar Fahrtenbuch
- jährliche Zahlung, monatliche Zahlung teurer
- Webfleet
- Angebot über Vertriebspartner
- Fleetster
- projektbezogenes Angebot
Belegzuordnung
- Vimcar Fahrtenbuch
- Beleg an der Fahrt
- Webfleet
- Telematik- und Auftragsdaten
- Fleetster
- Fuhrpark- und Buchungsdaten
Schwerpunkt
- Vimcar Fahrtenbuch
- Fahrtenbuch, Ortung, Fuhrparkverwaltung
- Webfleet
- Fahrzeugortung, Touren- und Auftragsplanung
- Fleetster
- Fuhrpark- und Buchungsverwaltung
Die Produktseite Elektronisches Fahrtenbuch von Vimcar weist den Einstiegspreis je Fahrzeug und Monat aus und bindet ihn an die jährliche Zahlung. Ein zweites Modul, etwa Fuhrparkverwaltung oder Fahrzeugortung, kommt als eigener Posten hinzu. Rechnen Sie deshalb nicht mit dem Einstiegspreis für den gesamten Fuhrpark.
Zu Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist macht die Preisangabe keine Aussage. Fordern Sie beides schriftlich an, ebenso die Angabe, ob der genannte Betrag netto oder brutto gilt.
Beispielrechnung mit der ausgewiesenen Rate: 25 Fahrzeuge zu 8,90 Euro netto je Monat ergeben 222,50 Euro netto im Monat und 2.670 Euro netto im Jahr. Bei 60 Fahrzeugen sind es 534 Euro netto im Monat. Die Rechnung bildet nur das Fahrtenbuchmodul ab.
Webfleet beschreibt auf der Produktseite Fahrtenverwaltung, Fahrzeugortung und Tourenplanung Funktionen für Auftrags- und Fahrerdaten. Eine Rate je Fahrzeug ist dort nicht beziffert. Angebote entstehen im Vertriebsgespräch und hängen von Fahrzeugzahl, Laufzeit und Hardware ab.
Für gewerblichen Verkehr kommt ein zweiter Nachweisbedarf hinzu. Das Bundesamt für Logistik und Mobilität informiert über Regelungen und Informationen zum gewerblichen Verkehr. Halten Sie schriftlich fest, ob die Software Auslastung und Touren nachvollziehbar dokumentiert.
In drei Schritten zur Entscheidung
- Nachweisbedarf auflistenFahrtenbuchfelder, Reisekostenarten, Prüffristen, gewerbliche Touren.
- Raster mit Mindestanforderung, Wunsch und Ausschlusskriterium füllen und je Anbieter den Nachweis eintragen.
- Rate je Fahrzeug und Monat schriftlich anfordern, mit Laufzeit, Kündigungsfrist und netto oder brutto, dann eine Belegprobe mit echten Fahrt- und Belegdaten fahren.
Häufige Fragen
Welche Funktionen muss eine Fahrtenverwaltung mindestens bieten?
Datum, Kilometerstand vor und nach der Fahrt, Reiseziel, Route und Grund je Fahrt sowie eine Belegzuordnung für Reisenebenkosten. Fehlt eines dieser Felder, ist der Nachweis unvollständig.
Was kostet die Software je Fahrzeug und Monat?
Für das elektronische Fahrtenbuch liegt der öffentlich genannte Einstieg bei 8,90 Euro netto je Fahrzeug und Monat bei jährlicher Zahlung, zuzüglich Umsatzsteuer. Telematik- und Fuhrparkplattformen arbeiten meist mit Angeboten.
Sind Vimcar, Webfleet und Fleetster direkt vergleichbar?
Nur bei gleichem Funktionsumfang, gleicher Laufzeit und gleicher Angabe zu netto oder brutto. Vimcar deckt Fahrtenbuch und Ortung ab, Webfleet setzt auf Telematik und Aufträge, Fleetster auf Fuhrpark- und Buchungsverwaltung.
Wie ordne ich Belege den Fahrten zu und welche Exportformate zählen?
Die Software sollte Belege an die Fahrt hängen und den Export nach CSV, Excel oder DATEV ermöglichen. Klären Sie vor Vertragsabschluss, welches Format Ihre Buchhaltung verarbeitet.
