Fahrtenbuch führen im Gewerbe: Monatsabschluss, Prüfung und Ablage

Das Wichtigste auf einen Blick

Ein Fahrtenbuch je Fahrzeug und Kalenderjahr, monatlich abgeschlossen, geprüft und gegengezeichnet.
Maßstab sind die GoBD aus dem BMF-Schreiben vom 28. November 2019: vollständig, zeitnah, unveränderbar.
Ablage in der Fahrzeugakte mit zwölf Monatsblättern je Jahr.
Fristen nach § 147 AOzehn Jahre für Aufzeichnungen, acht Jahre für Buchungsbelege, sechs Jahre für sonstige Unterlagen.
Ortungssysteme vorher mit dem Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG abstimmen.

Was die GoBD und das BMF-Schreiben verlangen

Beim Fahrtenbuch im Gewerbe entscheidet nicht die Form, sondern die Führung. Den Rahmen setzt das BMF-Schreiben vom 28. November 2019 zu den GoBD.

GoBD-Anforderungen an das Fahrtenbuch

Vollständigkeit aller Fahrten
Zeitnahe Erfassung am Fahrtag
Richtigkeit der Angaben
Unveränderbarkeit der Einträge
Nachvollziehbarkeit jeder Änderung

Fünf Anforderungen tragen den Monatsabschluss: Vollständigkeit, zeitnahe Erfassung, Richtigkeit, Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit jeder Änderung. Wer eine Zeile korrigiert, lässt den alten Eintrag, das Korrekturdatum und den Grund stehen. Überkleben oder Überschreiben zerstört den Nachweis. Ein gebundenes Buch ist nicht vorgeschrieben.

Zulässig ist eine Lose-Blatt-Sammlung mit fester Seitenfolge. Üblich ist eine fortlaufende Nummerierung; jede Seite trägt Kennzeichen, Fahrer und Monat.

Wird das Buch nicht anerkannt, schätzt das Finanzamt die private Nutzung, meist nach der Ein-Prozent-Regelung des § 8 Abs. 2 EStG. Diese Schätzung kostet in der Regel mehr als die laufende Pflege.

Der Monatsabschluss in fünf Schritten

Am Tag der Fahrt eintragenDatum, Kilometerstand vor und nach der Fahrt, Ziel, Zweck und Fahrer.
Am letzten Werktag des Monats den Schlussstand des Wegstreckenzählers ablesen und auf dem Monatsblatt vermerken.
Tankbelege und Werkstattrechnungen gegen die Einträge abgleichen und Abweichungen mit Datum notieren.
Den Schlussstand als Anfangsstand des Folgemonats vortragen, mit Tagesdatum und Namenszeichen.
Das Monatsblatt einer zweiten Person vorlegen, die den Übertrag prüft und mit Sichtvermerk gegenzeichnet.

Die Trennung von Eintrag und Kontrolle trägt das Verfahren: Wer einträgt, prüft nicht selbst. Im Kleinbetrieb übernimmt die Buchhaltung oder die Geschäftsführung die Gegenzeichnung. Legen Sie die Rollen schriftlich fest, bevor der erste Monat beginnt.

Elektronische Fahrtenbücher übernehmen Vortrag und Prüfvermerk technisch. Vimcar beschreibt Funktionen für Fahrtenbuch und Fahrtenverwaltung auf der Produktseite zum elektronischen Fahrtenbuch von Vimcar. Webfleet bündelt Fahrtenverwaltung und Tourenplanung in einer Plattform (Fuhrparkmanagement von Webfleet). Fragen Sie beide Anbieter nach einem Export mit Prüfsumme oder Zeitstempel.

Prüfschritte für die Gegenzeichnung

Stimmt der Anfangsstand mit dem Schlussstand des Vormonats überein?
Enthält jeder Eintrag Datum, Kilometerstand, Ziel, Zweck und Fahrernamen?
Sind Korrekturen mit Grund und Datum lesbar geblieben?
Passen die Kilometerstände zu Tank- und Werkstattbelegen?
Ist der Monat mit Sichtvermerk, Datum und Namenszeichen abgeschlossen?

Funde notieren Sie in einer Mängelliste und arbeiten sie vor der Gegenzeichnung ab. Ungeklärte Abweichungen gehören in die Fahrzeugakte, nicht in die Schublade.

Bei technischen Einrichtungen zur Überwachung hat der Betriebsrat mitzubestimmen. § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG erfasst auch Ortung, die Fahrten und Aufenthalte aufzeichnet (Betriebsverfassungsgesetz). Klären Sie die Beteiligung vor der Einführung.

Im gewerblichen Güterkraftverkehr kommt ein zweites Regelwerk hinzu: Die Informationen des Bundesamts für Logistik und Mobilität decken Tourenplanung und Auslastung ab. Ein Fahrtenbuch ersetzt Lenk- und Ruhezeitnachweise nicht.

Ablage: Aktenstruktur und Fristen

Legen Sie je Kennzeichen eine Fahrzeugakte an, darin einen Ordner je Kalenderjahr mit zwölf Registerblättern von 01 bis 12. Nach dem Abschluss wandert das Monatsblatt hinter seinen Reiter. Tank- und Werkstattbelege bleiben im Belegstapel der Buchhaltung und tragen einen Verweis auf Kennzeichen und Monat.

Digital spiegeln Sie diese Struktur, etwa /Fahrtenbuch/2025/B-AB-1234/01_Januar mit den Dateien fahrtenbuch.csv und pruefvermerk.pdf. Exportieren Sie monatlich eine maschinell auswertbare Fassung und ein PDF/A. Sichern Sie die Exporte, bevor Sie das System wechseln.

Unterlage	Frist	Fristbeginn
Fahrtenbuch als Aufzeichnung	10 Jahre	Ende des Kalenderjahres der letzten Eintragung
Buchungsbelege, etwa Tankbelege	8 Jahre	Ende des Kalenderjahres der Buchung
Sonstige Unterlagen	6 Jahre	Ende des Kalenderjahres der Entstehung

Nach § 147 Abs. 3 AO gilt für Bücher und Aufzeichnungen eine Frist von zehn Jahren, für sonstige Unterlagen sechs Jahre. Buchungsbelege liefen zehn Jahre; das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Frist 2025 auf acht Jahre verkürzt. Ob ein Fahrtenbuch als Aufzeichnung oder als Buchungsbeleg zählt, klären Sie mit der Steuerberatung.

Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres der letzten Eintragung. Eine Verfahrensdokumentation beschreibt Erfassung, Prüfung, Export und Aufbewahrung und gehört in die Akte. Vernichten Sie nichts, solange eine Außenprüfung läuft oder angekündigt ist.

Häufige Fragen

Muss das Fahrtenbuch gebunden sein?

Nein. Zulässig sind gebundene Bücher und Lose-Blatt-Sammlungen mit fester Seitenfolge. Die Blätter werden nach der Auswertung in der Fahrzeugakte abgelegt.

Wie lange muss ich ein Fahrtenbuch aufbewahren?

Gilt es als Aufzeichnung, zehn Jahre nach § 147 Abs. 3 AO. Für Buchungsbelege sind es seit 2025 acht Jahre. Lassen Sie die Einordnung bestätigen.

Muss der Betriebsrat beteiligt werden?

Bei Systemen mit Ortung in der Regel ja. § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG gibt dem Betriebsrat bei technischen Überwachungseinrichtungen ein Mitbestimmungsrecht.

Was passiert bei fehlenden Einträgen?

Erkennt das Finanzamt das Buch nicht an, schätzt es die private Nutzung, oft pauschal nach der Ein-Prozent-Regelung, zulasten des Betriebs.

Wer zeichnet den Monatsabschluss gegen?

Eine zweite Person mit Zugriff auf die Belege, etwa die Buchhaltung oder die Fahrdienstleitung. Halten Sie die Rollen schriftlich fest.