Fuhrparkplanung
Teil von Wie verwalte ich Fahrten, Fahrer und Nachweise im gewerblichen Fuhrpark?
Was kostet die Fahrtenverwaltung pro Fahrzeug und Monat?
Kosten der Fahrtenverwaltung pro Fahrzeug und Monat: Beispielrechnung für Software, Hardware und Personal, mit Werten zwischen 3,75 und 26 Euro netto.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Softwarelizenz: im Beispiel 12 Euro pro Fahrzeug und Monat, netto.
- Hardware: einmalig rund 90 Euro pro Fahrzeug, über 36 Monate verteilt 2,50 Euro monatlich.
- Personal: etwa 15 Minuten pro Fahrzeug und Monat, bei 45 Euro Stundensatz rund 11 Euro.
- Gesamtkosten im Beispiel: rund 26 Euro pro Fahrzeug und Monat, netto.
- Bei gewerblichem Güterverkehr kommen Auswertungen zu Lenk- und Ruhezeiten hinzu.
Kostenblöcke: Software, Hardware, Personal
Die Kosten der Fahrtenverwaltung setzen sich aus drei Blöcken zusammen. Software und Lizenzen laufen monatlich und skalieren mit der Fahrzeugzahl. Hardware fällt einmalig an, wirkt aber über die Nutzungsdauer monatlich. Personal bindet Zeit in der Verwaltung, Buchhaltung und bei Rückfragen der Fahrer.
Anbieter wie Vimcar veröffentlichen Preise und Funktionen der Fahrtenverwaltung. Systeme zur Fahrtenverwaltung verbinden Fahrten mit Aufträgen, Kunden und Touren, wie die Produktbeschreibung von Webfleet zeigt. Bei gewerblichen Transporten greifen zusätzlich Vorgaben zu Lenk- und Ruhezeiten, die das Bundesamt für Logistik und Mobilität veröffentlicht.
| Kostenblock | Beispielwert pro Fahrzeug und Monat | Anmerkung |
|---|---|---|
| Softwarelizenz | 12 Euro | Abo, netto, Mindestlaufzeit üblich |
| Hardware | 2,50 Euro | 90 Euro einmalig, verteilt auf 36 Monate |
| Personal | 11 Euro | 15 Minuten, 45 Euro Stundensatz |
| Summe | 25,50 Euro | netto, ohne Einrichtung |
Softwarepreise: Was den Stückpreis bestimmt
Der Stückpreis sinkt mit der Flottengröße. Anbieter staffeln nach Fahrzeugzahl, Funktionsumfang und Vertragslaufzeit. Kleine Fuhrparks mit fünf Fahrzeugen zahlen je Fahrzeug oft mehr als Flotten mit 200 Fahrzeugen. Zusatzmodule für Fahrtenbuch, Auftragsverwaltung oder Standortauswertung kosten extra.
Für Controller zählt der Effektivpreis je Fahrzeug und Monat über die gesamte Laufzeit. Rabatte im ersten Jahr verdecken sonst die Kosten ab dem zweiten Jahr. Bei Verträgen mit 24 oder 36 Monaten Laufzeit sinkt der Monatspreis, die Bindung steigt.
Einmalkosten und laufende Kosten trennen
Einrichtung, Schulung und Hardwareeinbau sind Einmalkosten. Setzen Sie diese über die geplante Nutzungsdauer an, sonst verzerrt das erste Jahr den Vergleich. Für ein Fahrzeug mit 90 Euro Hardware und 36 Monaten Nutzung ergeben sich 2,50 Euro monatlich.
Wartung, Zubehör und Ersatz nach Diebstahl oder Defekt bleiben laufende Kosten, die in der Planung oft fehlen. Kalkulieren Sie einen Aufschlag von zehn Prozent auf den Hardwareanteil.
Personalaufwand: der unterschätzte Block
Die Software erledigt die Erfassung, nicht die Kontrolle. Bleibt die Zuordnung von Fahrten zu Kostenstellen offen, arbeitet die Buchhaltung manuell nach. Ein Fahrzeug mit 15 Fahrten im Monat erzeugt bei unklarer Zuordnung schnell eine halbe Stunde Nacharbeit.
Bei 45 Euro Stundensatz entspricht das rund 22 Euro pro Fahrzeug und Monat. Klare Vorgaben an die Fahrer und automatische Regeln senken diesen Betrag deutlich.
Rechenbeispiel für einen Fuhrpark mit 40 Fahrzeugen
Bei 40 Fahrzeugen und 25,50 Euro pro Fahrzeug und Monat ergeben sich 1.020 Euro monatlich, netto. Das sind 12.240 Euro im Jahr. Die Beispielrechnung unterstellt einen Softwarepreis von 12 Euro, 90 Euro Hardware pro Fahrzeug über 36 Monate und 15 Minuten Personalaufwand.
Sinkt der Personalaufwand durch klare Regeln auf fünf Minuten, fallen nur etwa 3,75 Euro je Fahrzeug und Monat an. Die Gesamtkosten sinken dann auf rund 18 Euro pro Fahrzeug und Monat.
Häufige Fragen
Welche Kostenblöcke sollte ein Fuhrpark einplanen?
Software, Hardware und Personal. Rechnen Sie Einmalkosten auf die Nutzungsdauer um, damit der Monatswert vergleichbar bleibt.
Warum sinken die Stückkosten mit der Flottengröße?
Anbieter staffeln Lizenzen nach Fahrzeugzahl. Bei großen Flotten verteilen sich Fixkosten für Einrichtung und Betreuung auf mehr Fahrzeuge.
Wie hoch ist der Personalanteil?
Er hängt von der Fahrtenzahl und der Disziplin bei der Zuordnung ab. Im Beispiel liegt er zwischen 3,75 und 11 Euro pro Fahrzeug und Monat.
Welche Rolle spielt die Laufzeit?
Längere Verträge senken den Monatspreis, erhöhen aber die Bindung. Prüfen Sie den Effektivpreis über die gesamte Laufzeit, nicht nur das erste Jahr.